1.ÜLDOSA
1.1 Käesolev asjaajamise kord (edaspidi kord) määrab kindlaks asjaajamise korraldamise põhinõuded Jõhvi Sotsiaalmajas, kui kohaliku omavalitsuse ametiasutuses ning on kohustuslikuks täitmiseks kõikidele sotsiaalmaja töötajatele.
Käesolev kord konkretiseerib Sotsiaalmaja töötajate ülesanded ning vastutuse asjaajamise korraldamise osas. Käesolev kord ei reguleeri avaliku teabe seadusest tulenevate kohustuste täitmist.
1.2 Asjaajamine korra mõttes on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi või hävitamiseni.
Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.
Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.
1.3 Asjaajamisperioodiks on kalendriaasta.
1.4 Sotsiaalmaja dokumentide registreerimise ja ringluse eest vastutab asutuse direktor.
1.5 Sotsiaalmaja postiaadress on Ida-Viru-maakond, Jõhvi vald, Jõhvi linn, Kaare 7,
postiindeks 41534, elektronposti üldaadress on sotsiaalmaja@johvi.ee
Eelnimetatud andmete muutumisel tuleb need avalikustada vähemalt kümme tööpäeva enne muutumist. Avalikustamise eest vastutab direktor.
Ametliku elektronposti aadressi muutumisel tuleb tagada vana aadressi kasutamine& vähemalt kuus kuud pärast aadressi muutmist.
- Dokumendi või kirjade ringlus
2.1 Dokumentide ja kirjade liikumine nende saabumise või koostamise momendist kuni täitmiseni või väljasaatmiseni.
2.2.Eristatakse saabuvate, väljasaadetavate kirjade ringlust.
2.3. Kõik saabunud ja väljasaadetavad dokumendid, kirjad, kaasaarvatud elektronpost või käsipostiga saabunud dokumendid, registreeritakse dokumendiregistris üks kord, üldjuhul nende saabumise päeval, kuid mitte hiljem kui saabumisele järgneval tööpäeval.
2.4. Kirjad märkega “ISIKLIK” edastatakse vahetult omanikele. Kui selgub, et sellise märkega kiri on ametialane, registreeritakse see üldises korras. Registreerimise eest vastutab töötaja, kellele dokument adresseeriti.
2.5. Valesti saabunud post edastatakse kuuluvuse järgi viie tööpäeva jooksul saatjale.
2.6 Registreeritud dokumendid esitatakse läbivaatamiseks ja viseerimiseks direktorile.
2.7 Peale dokumentide läbivaatamist tagastatakse dokumendid registreerijale resolutsiooni ja täitjale edastamise kuupäeva märkimiseks dokumendiregistrisse.
2.8 Kõik käsipostiga saabunud ja töötajale isiklikult üleantud dokumendid kuuluvad asutuses registreerimisele üldises korras, hiljemalt üleandmise päevale järgneval tööpäeval.
2.9 Elektronpostiga saabunud dokument registreeritakse üldistel alustel. Kui postiga saabub hiljem ka originaalallkirjaga dokument, siis märgitakse saabumismärkele tema saabumise kuupäev ning dokument suunatakse antud asjaga tegelevale töötajale ning dokumendiregistris tehakse täiendav sissekanne originaali saabumise kuupäeva kohta. Originaaldokumendile antakse sama indeks, milline anti saabunud elektronkirjale.
2.10 Väljasaadetavate dokumentide ringlus hõlmab dokumendi koostamist, vormistamist, allakirjutamist, registreerimist ja väljasaatmist.
2.11 Dokument koostatakse eesti keeles ning peab vastama eesti kirjakeele normidele. Dokumenditekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike. Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat.
2.12. Dokument kuupäevastatakse.
2.13. Sõnalis-numbrilisena protokolli puhul koosoleku toimumise kuupäev;
2.14 Sõnalis-numbrilisena või numbrilisena lepingu allakirjutamisel – lepingu allkirjastamise kuupäev;
2.15 Numbrilisena väljasaadetava kirja puhul – dokumendi allkirjastamise kuupäev;
2.16 Dokument adresseeritakse võimalusel personaalselt, näidates ka põhiadressaat ja lisaadressaadid.
2.17 Dokument esitatakse allakirjutamiseks koos dokumendiga, mille alusel ta koostati. Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, tagatakse nende identsus.
2.18 Dokumendile kirjutab alla selleks pädev töötaja. Digitaaldokument allkirjastatakse esimesena, võimalusel allkirjastatakse digitaaldokument ja paberdokument ühel ajal. Digitaaldokumendi ja paberdokumendi vastuolu korral kehtib digitaaldokument.
2.19 Paberdokumendile kirjutatakse allkiri sinise tindi- või pastapliiatsiga.
2.20 Allakirjutatud dokument registreeritakse dokumendiregistris ja valmistatakse ette ärasaatmiseks.
2.21 Dokumendi menetluse lõppedes tehakse dokumendiregistris täitmismärg
2.22 Dokumendid saadetakse välja kirjaümbrikus kleebitult ja aadressid vormistatakse arvutil vastavalt nõuetele.
2.23 Käsipostiga väljasaadetavad dokumendid kuuluvad üldises korras asutuses registreerimisele ning selle kohaleviimise eest vastutab käsiposti vahendav isik.
2.24 Kui dokument toimetatakse adressaadini elektronposti teel, vastutab dokumendi koostaja selle dokumendiregistris registreerimise või registreerimata jätmise eest.
2.25 Kuni digitaalallkirja kasutusele võtmiseni on digitaaldokumendi koostanud töötaja kohustatud dokumendi paralleelselt edastama ka paberkandjale vormistatult.
2.26 Sisedokumentide ringlus, nende koostamise ja vormistamise etapil, on kooskõlas väljasaadetavate dokumentide ringlusega, täitmise etapil aga saabuvate dokumentide ringlusega.
2.27 Dokumendi asutusesisese kooskõlastuse vormiks on selle viseerimine.
- Dokumendiplangid ja nende vorminõuded
3.1 Jõhvi Sotsiaalmaja kasutab dokumendiplangid millel on logoga ja alumine riba mida kasutatakse väljuvate dokumentide ja kirjade vormistamisel.
3.2. Dokumendid vormistatakse plankidele. Dokumendiplankidele vormistatakse üldjuhul kirjad, protokollid ja aktid, õigusaktid ning dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi.
3.3 Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatav paber peab olema säilivuskindel. Plangile trükitud rekvisiidid peavad olema sellise tumedusastmega, mis võimaldab dokumente paljundada. Alatise säilitustähtajaga dokument peab olema trükitud arhiivi poolt tunnustatud paberile.
3.4 Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatakse paberi formaati – A4 (210 x 297 mm)
3.5 Kontaktandmete väli eraldatakse A4 formaadi puhul lehekülje all servas Kirja suuruse valik sõltub trükimärkide arvust rekvisiidis. Suurema kirjaga võib esile tõsta ainult dokumendi väljaandja nime ja dokumendiliigi nimetust. Dokumendiplangid trükitakse eesti keeles.
3.6 Asutuses dokumendihalduses on kasutusel järgmine plangi vorm: Asutuse plank – trükitud värvilise asutuse logoga ning allosas kontaktandmetega (asutuse asukoht, registrikood, sidevahendite numbrid ja pangarekvisiidid)
3.7 Dokumendid koostatakse ja vormistatakse kehtivate standardite kohaselt.
3.8 Dokumendi kohustuslikud rekvisiidid on:
3.8.1 .dokumendi väljaandja nimi või nimetus; Näide: Jõhvi Sotsiaalmaja
3.8.2 dokumendi kuupäev;
3.8.3 tekst; allkiri või allkirjad.
3.9 Kuupäeva märkimiseks dokumendi rekvisiidina kasutatakse numbrilist või sõnalisanumbrilist kirjutusviisi. Ühe dokumendi tekstis kasutatakse ühte kuupäeva kirjutusviisi. Näide: 15.02.2019 või 15. veebruar 2019 Aastaarvu järel punkti ei panda.
3.10 Väljasaadetava kirja puhul kirjutatakse päev kuupäeva koosseisus käsitsi allakirjutamise päeval. Näide: .05.2019 (…., kuu, aasta)
3.11 Dokumentide vormistamiseks kasutatakse lähtuvalt dokumendiliigist järgmisi lisarekvisiite:
3.11.1.asutuse logo;
3.11.2.dokumendi väljaandja;
3.11.3.väljaandmise koht;
3.11.4.adressaat;
3.11.5.indeks (tähis);
3.11.6.dokumendiliigi nimetus (akt, protokoll, volikiri, õiend jt);
3.11.7.pitser (ainult paberkandjal dokumentidel);
3.11.8.koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ning amet;
3.11.9.kontaktandmed.
3.12 Igal dokumendiliigil on kindel rekvisiitide kompleks, mis koosneb dokumendi kohustuslikest rekvisiitidest ja vastavale dokumendiliigile omastest lisarekvisiitidest. Rekvisiitide paigutuse kord dokumendil peab olema püsiv
3.13 Vastuskirjadel tuleb näidata algatuskirja kuupäev ja number. Algatus- ja vastuskirja kuupäev(ad) ja number (numbrid) eristatakse sõnade Teie või Meie abil. Näide: Teie 15.04.2016 nr 1.2-3/100
3.14 Kõigil dokumentidel peab olema pealkiri. Peakirjata võivad olla lühikesed kuni kümnerealised kirjad. Pealkiri peab olema lühike ja avama üldistatult dokumendi sisu. Pealkiri märgitakse nimetavas käändes. Pealkirja lõppu punkti ei panda. Näide: Materjalide tellimine
3.15 Pöördumises kasutatakse isiku ametinimetust, viisakustiitlit (härra, proua) auastmeid või isiku perekonnanime, kusjuures eesnime ei kasutata, pöördumise lõpus kirjavahemärke ei kasutata. Lühendeid ei kasutata. Näide: Lugupeetud haridusminister Lugupeetud professor Kask Austatud härra Kask
3.16 Lõppsõna ehk lugupidamis avalduse lõpus kirjavahemärke ei kasutata. Näide: Lugupidamisega Edu soovides
3.17 Ametikirja tekstis nimetatud lisade puhul märgitakse lisade reale nende lehekülgede ja eksemplaride arv. Näide: Lisa: kolmel lehel kahes eksemplaris
3.18 Kui tekstis lisasid ei ole märgitud, siis märgitakse ka nende nimetused lisade reale. Näide: Lisa: Standardi “Haldusdokumentide vormistamise põhinõuded” projekt kümnel lehel kaks eksemplari
3.19 Väljasaadetavatel dokumentidel märgitakse reeglina koostaja nimi ja telefon, kusjuures nimi peab olema täisnimi (ees-ja perekonnanimi). Sõna “Koostaja” ei trükita. Nimi ja telefoninumber märgitakse ühele reale, kusjuures numbrid grupeeritakse tagantpoolt ettepoole neljakaupa. Näide: Katri Mask 339 8543
3.20 Kui kirja koostaja on ka kirjale allakirjutaja, siis märgitakse nime alla ainult koostaja telefoninumber. Näide: (allkiri) Juss Mets Ehitusnõunik 336 9800
3.21 Rekvisiit “Allkiri” koosneb dokumendile alla kirjutanud isiku allkirjast, ees-ja perekonnanimest ning ametinimetusest, kusjuures allkirja jaoks tuleb vabaks jätta vähemalt 1,5 reavahet. Näide: . . . (allkiri) Helen Mast direktor
3.22 Dokumentide vormistamisel arvutiga kasutatakse püstkirja šriftiga Times New Roman või Arial, suurusega 12 kuni 14.
3.23 Ühe ja sama dokumendi rekvisiitide vormistamiseks ei ole soovitatav kasutada mitut eri šrifti ja üksteisest tunduvalt erinevaid kirjasuurusi. Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada surendatud, paksus või kaldkirjas.
3.24 Dokumentide vormistamisel tekstis kasutatakse arvutil 1,5 reavahet (automaatne reavahe).
3.25 Dokumendi teksti vormistamisel kasutatakse plokkstiili, mille puhul iseseisvad lõigud eraldatakse üksteisest kahekordse tekstis kasutatud reavahega. Teksti iseseisvaid lõike võib joondada vasaku veerise järgi või kasutada taandrida. Kui lõiku alustatakse taandreaga, algab see vasakust veerisest 15 mm kaugusel. Dokumendi veeriste laiused on: – vasak 3,18cm – ülemine 2,54 cm – parem 3,18 cm – alumine 2,54cm
3.26 Sama teksti eri lõike ei ole soovitatav kirjutada erineva reavahega. Parema veerise joondamise tõttu ei tohi dokumendi tekstis tekkida põhjendamatuid surendusi ja lünki.
3.27 Digitaalsel teel loodud planke eelnevalt kasutuseks ette ei trükita, sellised plangid luuakse ja trükitakse välja koos koostatud dokumendiga.
- Erinevate dokumendiliikide vormistamine
4.1.Käskkiri
4.1.1 Käskkiri on haldusakt, mille annab direktor ametiasutuse sisemise töö ning muude, õigusaktidest tulenevate, ülesannete korraldamiseks
4.1.2 Käskkiri kirjutatakse alla ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti. Käskkiri jõustub käskkirjas toodud kuupäeval, kui seaduses ei ole sätestatud hilisemat tähtaega. Käskkirjad tehakse viivitamata teatavaks asjaosalistele, kui seadusega ei ole sätestatud teistsugune teatavakstegemine. Käskkirjad, millel on üldine tähtsus, avalikustatakse käskkirjas sätestatud korras ja tähtajal.
4.2 Leping
4.2.2 Jõhvi sotsiaalmajas sõlmitakse üürilepinguid, (lisa 1) töö- ja töövõtulepinguid,(kahes eksempelääris) . Lepingute sõlmimise õigus on direktoril või ametlikult tema kohuseid täitav isik
4.2.3 Kui lepingust lähtuva töö üleandmisel koostatakse üleandmise-vastuvõtmise akt, vormistatakse see kahes eksemplaris, millest üks jääb tööde üleandjale ja teine vastuvõtjale.
4.3 Protokoll
4.3.1. Protokoll koostatakse koosolekul või nõupidamisel vastuvõetud otsuste fikseerimiseks ja otsustusprotsessi jälgimise võimaldamiseks.
4.3.2. Protokoll koostatakse töökoosolekute kohta.
4.3.3. Protokolli koostab koosolekul valitud või määratud isik (protokollija).
4.3.4. Koosoleku protokollis esitatakse sõnavõtu lühikokkuvõte või märksõnad ja vastuvõetud otsused või ainult vastuvõetud otsused.
4.3.5. Protokoll saadetakse direktorile kommenteerimiseks ja täiendamiseks.
4.3.6. Protokollile kirjutab alla koosoleku protokollija.
4.4 Akt
4.4.1 Akt on juriidilist fakti fikseeriv ametlik dokument (nt ekspertiisi-, inventeerimis-, revideerimis-, tööõnnetus-, vastuvõtu- või üleandmisakt). Akti koostavad töötajad, kes ametikohustuste tõttu vastutavad materiaalsete väärtuste ja dokumentatsiooni eest.
4.4.2 Akt vormistatakse üldplangile. Akti eksemplaride arv sõltub asjast huvitatud osapoolte arvust. Akti koostamise juures viibib üks töötaja, kelle töö seondub aktis nimetatuga. Akt(id) registreeritakse (elektroonilises) dokumendiregistris.
4.5 Volikiri
4.5.1 Volikiri on Jõhvi Sotsiaalmaja Direktori poolt tema pädevuse piires kirjalikus vormis antud volitus, millega volitaja annab selleks määratud isikule (volitatav) nõusoleku mingiks tegevuseks. Volikirja tekstis märgitakse kohustuslikult:
4.5.2 esindaja ees- ja perekonnanimi, isikukood ning ametikoht;
4.5.4 volituse sisu;
4.5.5 volituse ulatus.
4.5.6 Volikirja kehtivuse tähtaeg kirjutatakse sõnades. Kui volikirjas pole tähtaega märgitud, kehtib ta ühe aasta jooksul arvates selle registreerimise kuupäevast. Volitus kehtib selle andmisest alates, kui esindatav ei ole määranud teisiti. Volituse lõppemise alused:
4.5.7 volitatav on sooritanud tehingu või lahendanud probleemi, milleks volitus oli antud
4.5.8 volituse tähtaeg on möödunud
4.5.9 volitaja tühistab volituse
4.5.10 volitaja loobub volitusest. Volikirjad registreeritakse (elektroonilises) dokumendiregistris. Volikiri kinnitatakse vallavalitsuse pitseriga.
4.6 Garantiikiri
4.6.1. Garantiikiri vormistatakse ja saadetakse välja vastavalt adressaadi soovile. Garantiikirjaga kinnitatakse maksete tähtajalist tasumist toote või teenuse kättesaamisel vastavalt kokkulepitud tingimustele. Garantiikirjale kirjutavad alla Sotsiaalmaja Direktor.
4.7 Tööleping
4.7.1Töölepingu uue töötajaga vormistab direktor kahes eksemplaris, millest üks jääb Sotsiaalmajas ja teine töötajale.
4.7.2 Töölepingu kahes eksemplaris allkirjastavad töötaja ja direktor.
- Dokumentide ja kirjade registreerimine
5.1 Dokumentide registreerimine muudab asjaajamise läbipaistvamaks, võimaldab pidada arvestust dokumentide üle, hõlbustab dokumentide leidmist, aitab täitmist kontrollida (nt kas kirjale on vastatud) ning tõestada dokumendi olemasolu.
5.2 Dokumendi loomise, saamise või saatmise viis ega teabekandja ei saa olla dokumendi registreerimata jätmise põhjus.
5.3 Dokumentide registreerimise üldnõuded:
5.3.1 Asutus on kohustatud registreerima ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. Sotsiaalmajas on Kaks kausta 1 Kaust sisse- ja välja kirjad,
2 Kaust – protokollid, käskkirjad, avaldused, taotlused vms.
5.3.2 Dokument on registreeritud, kui talle on antud seerianumber ja ta on kantud registreerimis kausta
5.4. Registreerimisele kuuluvad dokumendid:
5.4.1 asutuses koostatud protokollid ja aktid, lepingud
5.4.2 saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm);
5.4.3 käskkirjad
5.Registreerimisele ei kuulu
5.1 Kutseid, õnnitlusi, kaastundeavaldusi;
5.2 Raamatupidamise maksukorraldusi, registreeritakse raamatupidamises
5.3 Koosolekute teaadandeid;
5.4 Reklaamtrükiseid;
5.5 Perioodikat;
5.6 Informatiivse sisuga trükiseid;
5.7 Anonüümseid dokumente, mis ei sisalda olulist või kontrollimist vajavat informatsiooni;
5.8 Kirju märkega ISIKLIK
- Dokumentide hoidmine, loetelu koostamine, säilitamine ja hävitamine
6.1 Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (käesolevas korras toimik), mille seljale ja kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis, nimetus ning asjaajamisaasta number.
6.2. Ühte toimikusse ei panda erineva säilitusajaga dokumente.
6.3 Üldjuhul peetakse toimikuid asjaajamisperioodide kaupa.
6.4. Kui dokument on asutusse saabunud või välja saadetud elektronpostiga ja temast säilitatakse väljatrükk, säilitatakse paberkandjal ka vastav elektronposti teade.
6.5. Digitaaldokumentide säilitamine kehtestatakse digitaalallkirja kasutamise korras
6.6. Dokumentide süstematiseerimise, säilitustähtaegade määramise ning dokumentide hulga ja asukoha arvestuse aluseks sotsiaalmaja asjaajamises on dokumentide loetelu (lisa 2).
6.7 Dokumentide loetelu võib täiendada dokumentide haldamiseks vajalike lisaandmetega, näiteks sarja moodustavate dokumentide piirdaatumid, toimikute või muude üksuste arv, juurdepääsupiirang, asukoht või vastutav ametnik.
6.8. Dokumentide liigituse põhiüksuseks dokumentide loetelus on sari, vajadusel võib sarjad jagada allsarjadeks.
6.9 Sari on arhivaalide kogum, mille ühendavaks tunnuseks on tüüpiliselt kas dokumendiliik või sisu. Juurdepääsupiiranguga dokumendisarja puhul tehakse registraatori seljale või toimiku kaanele märge AK.
6.10 Dokumentide loetelu muudetakse:
6.10.1 kui asutuse ülesannete või struktuuri muutumise tulemusena tekivad uued dokumentide sarjad;
6.10.2 kui muutub dokumendiliigile kehtestatud säilitustähtaeg;
6.10.3 avaliku arhiivi motiveeritud ettepaneku alusel.
6.11 Direktor kehtestab uue dokumentide loetelu, kui tema struktuuris või ülesannetes toimuvad ulatuslikud muudatused, mille tagajärjel muutuvad asjaajamiskord ja dokumentide koosseis.
6.12 Asjaajamises lõpetatud toimikud võetakse asutuses arvele kolme kuu jooksul pärast asjaajamisaasta lõppu.
6.13 Lühiajalise säilitusajaga (kuni 10 a.) arhivaale võib säilitada tähtaja möödumiseni vallaarhivaari hoiul.
6.13 .1 Alalise ja pikaajalise (üle 10 a) säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse arhiivihoidlasse hiljemalt asjaajamise perioodi lõppemise järgmise aasta 1.detsembriks.
6.14 Enne arhivaalide arhiivihoidlasse üleandmist valmistatakse asutuses paberkandjal arhivaalid ette edasiseks säilitamiseks järgmiselt:
6.14.1 kontrollitakse asutuse poolt esitatud arhivaalide täielikkust ja sarjakuuluvust, vajadusel paigutatakse arhivaal õigesse sarja, viies sisse muudatused ka dokumendiregistris;
6.14.2 kontrollitakse arhivaalide järjestust ning parandatakse vead;
6.14.3 arhivaalid võetakse välja registraatorist, kiirköitjast või muust säilitamiseks mittesobivast ümbrisest;
6.15 eraldatakse arhivaalide koopiad, mustandid ja mittearhiiviaines (kaaskirjad, resolutsioonilehed);
6.16 paberiga kontaktis olevad metallkinnitid eemaldatakse;
6.17 arhivaalid paigutatakse säilitamiseks sobivasse ümbrisesse (mappi, karpi, vms) ja kinnitatakse nii, et säiliks arhivaalide terviklikkus.
6.18 Ümbrisele (toimikule, mapile, karbile vm) märgitakse pliiatsiga:
6.19 sarja tähis;
6.20 pealkiri;
6.21 alustamise ja lõpetamise kuupäev, kuu ja aasta;
6.22 säilitustähtaeg.
6.23 Vastutavad ametnikud annavad toimikud vallaarhivaarile üle arhivaalide loetelude alusel. Loetelule märgitakse üleantud arhivaalide kogus, kuupäev ning üleandja ja vastuvõtja allkirjad.
- Dokumentide allkirjastamine ja ametliku kinnitusega tõestamine
7.1 Direktori käskkiri allkirjastatakse direktori või ametlikult tema kohuseid täitva isiku poolt ühes eksemplaris.
7.2 Lepingud ja aktid allkirjastatakse vajalikul hulgal eksemplarides, lähtuvalt osapoolte arvust.
7.3 Väljasaadetud kirja allkirjastab direktor.
7.4 Dokumendi projekt saab dokumendiks peale allakirjutamist seaduses või teistes vastavates õigusaktides fikseeritud isikute või neid kirjaliku dokumendi (volitus, käskkiri) alusel asendava isiku poolt
7.5 Koopiamasinal paljundatud originaaldokumendi koopiad asutusesiseseks kasutamiseks tõestamist ei vaja.
7.6 Allkiri kirjutatakse dokumendile omakäeliselt sinise tindi-või pastapliiatsiga
7.7 Digitaaldokumendid allkirjastab Direktor
- Dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääs
8.1. Kogu avalikustamisele kuuluv teave on kättesaadav asutuses.
8.2. Direktor tagab oma tegevuse käigus saadud ja loodud avalikustamisele kuuluvatele dokumentidele juurdepääsu asutuse tööaegadel.
- Asjaajamise üleandmine
9.1. Enne ametist või abiteenistusest või töökohalt vabastamist, on tööline kohustatud asjaajamise üle andma teda asendama määratud isikule.
9.2 Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmis-vastuvõtuaktiga.
9.3 asutuse juhi ametis lahkumise korral viimase tema poolt allakirjutatud õigusakti, käskkirja ja kirja, dokumendi registreerimisindeks (number);
9.4 Asjaajamise üleandmis-vastuvõtuakt vormistatakse kahes eksemplaris ja sellele kirjutavad alla asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja juures viibivad ametnikud. Akti kinnitab direktor. Akti üks eksemplar jääb üleandjale ja teine kantseleisse.
9.5 Asutuse juhi vahetuse korral koostatav akt vormistatakse kolmes eksemplaris ja selle kinnitab kõrgemalseisva asutuse, organi juht. Akti üks eksemplar jääb kinnitajale, teine asutusele ja kolmas asjaajamise üleandjale.
- Juurdepääsupiirangud dokumentidele
10.1 Piiratud juurdepääsuga teave on teave, millele juurdepääs on seadusega kehtestatud korras piiratud.
10.2 Asutusesiseseks kasutamiseks ja juurdepääsupiiranguga on järgmised delikaatsed andmed:
10.2.1 poliitilisi vaateid, usulisi ja maailmavaatelisi veendumusi kirjeldavad andmed, välja arvatud andmed seadusega ettenähtud korras registreeritud eraõiguslike juriidiliste isikute liikmeks olemise kohta;
10.2.2 etnilist päritolu või rassilist kuuluvust kirjeldavad andmed;
10.2.3 andmed isiku tervisliku seisundi (haiguslehed, haigusloo kirjeldused jm. sarnased dokumendid) ja seksaualelu kohta;
10.3 Asutusesiseseks kasutamiseks ja juurdepääsupiiranguga on järgmised eraelulised isikuandmed:
10.3.1 perekonnaelu üksikasju kirjeldavad andmed;
10.3.2 sotsiaalabi või sotsiaalteenuste osutamise taotlemist kirjeldavad andmed;
10.3.3 isiksuseomadusi, võimeid või muid isiku iseloomuomadusi kirjeldavad andmed;
10.3.4 isiku vaimseid või füüsilisi kannatusi kirjeldavad andmed;
10.3.5 isiku kohta maksustamisega kogutud teave, välja arvatud teave maksuvõlgnevuste kohta.
10.3.6 Eraelulistele isikuandmetele võimaldatakse juurdepääs kooskõlas isikuandmete kaitse ja avaliku teabe seaduses sätestatuga.
10.4 Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks tunnistatud dokumendile teeb dokumendi vormistaja suurtähtedega märke “ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS” või kasutab selle lühendit “AK. Märkele lisatakse selle tegemise kuupäev ja juurdepääsupiirangu kehtivuse lõpptähtpäev.
10.4.1 Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang kuni vajaduse möödumiseni, kuid mitte kauemaks kui viieks aastaks. Direktor võib seda tähtaega pikendada kuni viie aasta võrra, kui juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus püsib.
10.5 Arvestust kellele, mis eesmärgil, millal, millisel viisil ja millist eraelulisi isikuandmeid sisaldavat teavet väljastati, peetakse dokumendiregistris.
10.6 Juurdepääsupiiranguga teabele on juurdepääsuõigus Sotsiaaltöötajal, Sotsiaaltöö-projektijuhil, Majandusjuhatajal ja Direktoril oma ametiülesannete täitmiseks. Seda teavet ei tohi edastada kolmandatele isikutele juurdepääsupiirangu kehtestanud asutuse loata.
10.7 Administratsioon peab füüsilisest isikust teabenõudjale tagama juurdepääsu asutuse valduses olevatele tema kohta kogutud teabele ja dokumentidele, välja arvatud järgmistel juhtudel:
10.7.1 kui see takistaks kuriteo tõkestamist, kurjategija tabamist või krinimaalmenetluse tõe väljaselgitamist;
10.7.2 kui juurdepääsu piiramine on vajalik teiste inimeste õiguste ja vabaduste kaitseks;
10.8 Eraelulisi isikuandmeid sisaldavale teabele on juurdepääsuõigus teistel isikutel järgmistel juhtudel (välja arvatud, kui teabe väljastamine takistab krinimaalmenetluses tõe väljaselgitamist):
10.8.1 kui isik on andnud selliseks juurdepääsuks loa
10.9 Juurdepääsupiirangu tunnistab kehtetuks direktor, kui selle kehtestamise põhjus on ära langenud. Kehtetuks tunnistamise kohta tehakse dokumendile märgi.