Kinnitatud direktori käskkirjaga nr 39
- MÕISTED
kliendiandmed on igasugune info, mis on ettevõttel kliendi kohta teada (isikuandmed, kontaktandmed, jms);
kliendiandmete töötlemine on igasugune kliendiandmetega tehtav toiming (sh kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine, avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine, päringute ja väljavõtete tegemine, kasutamine, edastamine, ristkasutamine, kustutamine);
ettevõte on Jõhvi Sotsiaalmaja (kliendiandmete vastutav töötleja), registrikood 75028424, aadress Kaare7, 41534 Jõhvi vald, ida-virumaa, telefon 337 0130, e-post sotsiaalmaja@johvi.ee
volitatud töötleja on ettevõtte nimel kliendiandmeid töötlev isik.
Klient on isik, kes kasutab ettevõtte teenuseid
- ÜLDISED PÕHIMÕTTED
2.1. Käesolevas korras sisalduvad ettevõtte poolt kehtestatud põhimõtted ettevõttes kliendiandmete töötlemise kohta. Klient annab ettevõttele oma nõusoleku tema kohta käivate kliendiandmete töötlemiseks vastavalt käesolevas korras kehtestatud tingimustele.
2.2. Üürilepingu sõlmimisel, ettevõte majandusjuhataja, kogub klientidelt isiku- ja kontaktandmeid.
2.3. Kliendiandmete töötlemine ettevõttes toimub isikuandmete kaitse seaduses, isikuandmete üldmääruses sätestatud tingimustel.
2.3. Ettevõte ja ettevõtte töötajad hoiavad kliendiandmed konfidentsiaalsena ning töötlevad ja avaldavad neid kolmandatele isikutele ainult kliendi kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis antud nõusolekul või seaduses sätestatud muudel alustel ja korras.
2.4. Ettevõte rakendab korralduslikke, infotehnoloogilisi ja muid vajalikke turvameetmeid kliendiandmete kaitsmise tagamiseks ning kliendiandmete töötlemise jälgimiseks.
2.5. Ettevõte piirdub kliendiandmete töötlemisel vähimaga, mis on vajalik sõlmitud Üürilepingute täitmiseks, klientide teenindamiseks ning kliendiandmete töötlemise eesmärkide saavutamiseks.
- TÖÖDELDAVATE ISIKUANDMETE KOOSSEIS
Ettevõte töötleb kõiki kliendiandmeid, mis ta on kliendi kohta teada saanud. Peamised kliendiandmete liigid, mida töödeldakse, on eelkõige järgmised:
3.1 kliendi isiklikud andmed (Ees-ja perekonnanimi, isikukood, sünniaeg, panga a/a nr, elukoha aadress, isikut tõendava dokumendi liik ja nr, kehtivuse t.a., kontaktandmed (Tel.nr.,e-post), terviseandmed, kontaktisikud ja nende telefoni numbrid.
3.2 Personaal:Ees-ja perekonnanimi, isikukood, elukoha aadress, telefoninumber, e-posti aadress, pangakonto nr palga maksmiseks, haridustase ja keeleoskus ametikohast olenevalt
3.3 Personal ja palgaarvestus:Ees-ja perekonnanimi, isikukood, pangakonto nr palga maksmiseks, kontaktandmed, puhkuse andmed, haiguspäevade andmed, läbitud koolituste andmed, tööajagraafikud
3.3 Tööle värbamine:Ees-ja perekonnanimi, isikukood, kontaktandmed, elu- või asukoht, haridus, kvalifikatsioon, keeleoskus; Täiendavalt töötleme andmeid, mida kandidaat esitab enda kohta ja kandidaadi soovitajatelt saadud teavet.
3.4 Mitte Valitud kandidaadi dokumendid hävitatakse 6 kuu pärast kandideerimist
4.ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE EESMÄRGID
4.1.Ettevõte töötleb kliendiandmeid järgmistel eesmärkidel:
4.2.1 Lepingu sõlmimine,eluaseme teenused
4.3.2 Sotisaalnõustamine
4.4.3 Külastaja isiku tõendava dokumendi kontroll
4.5.4 kaamerate poolt edastava pildi jälgimine
4.6.5 Öömaja teenused
4.7.6 Töösuhte sõlmimine
4.8.7 Personali-ja palgaarvestus
4.9.8 Tööle värbamine ja valik
- ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE KORD JA VIIS
5.1 Andmete säilitamine toimub paberkandjal (nt üüri leping, tööleping) ja elektrooniliselt (nt üüri lepingud ja isiku andmed).
5.2. Andmed arhiveeritakse vastavalt Jõhvi Sotsiaalmaja dokumentide loetelule kalendriaasta kaupa või seni kui teenused on täidetud või lõpetatud.
5.3 . Jõhvi Sotsiaalmaja dokumentide loetelus on nimetatud Jõhvi Sotsiaalmaja kohustuslikud dokumendid, nende säilitustähtaeg, teabekandja liik või asukoht, vastutav töötaja ja juurdepääsupiirang.
5.4. Jõhvi Sotsiaalmaja tagab, et isikuandmete töötlemisel järgitakse kõiki seadusega sätestatud isikuandmete töötlemise põhimõtteid.
5.6. Juurdepääs isikuandmetele on vaid andmetöötlemise eesmärgiga seotud isikutel ning tema poolt määratud isikul (volitatud töötlejatel), kes täidavad andmete töötlemise eesmärke ja järgivad isikuandmete töötlemise vastavaid õigusakte.
5.7. Isikuandmete töötlejad järgivad isikuandmete konfidentsiaalsuse tagamiseks muuhulgas järgnevaid nõudeid:
5.7.1. keelatud on isikuandmete üleandmine, teatavaks tegemine või selle võimaldamine mistahes vormis ja kujul selleks õigustamata isikutele, sh teisele töötajale, kes ei vaja nimetatud andmeid;
5.7.2. keelatud on isikuandmete volituseta töötlemiseks soodustingimuste võimaldamine, sh isikuandmeid sisaldava andmekandja (arvuti, mäluseade, paberkandja) järelevalveta jätmine;
5.7.3. töölt lahkudes on isikuandmete töötlejad kohustatud oma arvuti välja logima või sulgema ja hoolitsema selle eest, et töölaudadel ei oleks nähtaval isikuandmeid sisaldavaid andmekandjaid;
5.7.4. keelatud on infotehnoloogiliste ja füüsiliste individuaalsete turvaelementide (paroolid, koodid, võtmed) kolmandatele isikutele üleandmine või vastavate turvaelementide kaotsiminekuks soodusolukorra võimaldamine. Turvaelemendi kadumisest või kolmandale isikule teatavaks saamisest, samuti sellisest põhjendatud kahtlusest tuleb koheselt teavitada Sotsiaalmaja direktorit.
5.8. Töötaja peab isikuandmete töötlemisel üles näitama selleks nõutavat tavapärast hoolsust ja vähimagi kahtluse või teadmise korral isikuandmete volituseta töötlemise või kaotsimineku suhtes teavitama sellest viivitamata oma vahetut juhti ja takistama temast olenevas osas isikuandmete volitamata töötlemist või kadumist.
5.9. Töötaja on isikuandmete töötlemisel kohustatud olema teadlik isikuandmeid kaitse seadusest tulenevatest nõuetest.
5.10. Töötaja võtab teadmiseks, et ta on kohustatud hoidma saladuses talle tööülesannete täitmisel teatavaks saanud isikuandmeid ka pärast töötlemisega seotud tööülesannete täitmist või töö- või teenistussuhte lõppemist
- ISIKU ÕIGUSED TEMA KOHTA KÄIVATELE ISIKUANDMETELE
6.1. Isikuandmete kaitse seadus annab igaühele õiguse pöörduda andmetöötleja poole saamaks teada, millised tema kohta käivaid isikuandmeid töödeldakse.
6.2. Andmetöötleja väljastab inimesele tema kohta käivad isikuandmed.
6.3. Lisaks on andmetöötleja kohustatud isikule tema soovil teatavaks tegema, millistel eesmärkidel tema isikuandmeid töödeldakse, kellelt saadakse tema kohta käivaid andmeid, kellele võidakse neid isikuandmeid edastada ning kellele juba on neid isikuandmeid edastatud.
6.4. Andmetöötleja peab isikule teatavaks tegema ka andmetöötleja või tema esindaja nime, aadressi ja muud kontaktandmed.
6.5. Kui inimese andmeid töödeldakse seaduse, mitte tema enda nõusoleku alusel, tuleks inimesele tema soovil selgitada, millise seaduse ja paragrahvi alusel andmete töötlemine toimub ja kaua tema andmeid töödeldakse.
6.6. Isikuandmetega tutvumise õigus ei sõltu sellest, millises vormis isikuandmed on. Inimesel on õigus tutvuda ka tema isikuandmeid (nt kujutist) sisaldava salvestisega.
6.7. Isikuandmed väljastatakse inimesele võimaluse korral tema poolt soovitud viisil.
6.8. Kui samas dokumendis sisalduvad ka teiste inimeste andmed ja inimesel ei ole õiguslikku alust nendega tutvumiseks, tuleb teiste inimeste andmed dokumendist enne selle väljastamist eemaldada või loetamatuks muuta.
6.9. Isikuandmete töötleja on kohustatud andmed väljastama või teabe andmisest keelduma viie tööpäeva jooksul, kui eriseadus ei näe ette teisiti.
6.10. Andmete väljastamisest võib keelduda üksnes seaduse alusel, keeldumist tuleb põhjendad
- ISIKUANDMETE KOLMANDATELE ISIKUTELE EDASTAMISE LUBAMINE
7.1. Isikuandmeid edastatakse ja avalikustatakse kolmandatele isikutele:
7.1.1. kellele Jõhvi Sotsiaalmaja on õigustatud või kohustatud andmeid edastama õigusaktidest tulenevalt;
7.1.2. kes on Jõhvi Sotsiaalmaja seotud lepinguga või teenuse osutamisega, kes töötlevad Jõhvi Sotsiaalmaja ülesandel isikuandmeid käesolevas korras sätestatud eesmärkidel, kui see on vajalik Jõhvi Sotsiaalmaja ülesannete ja/või eesmärkide täitmiseks (v.a delikaatsed isikuandmed). Sellistel kolmandatel isikutel ei ole lubatud kasutada andmesubjekti isikuandmeid muudel eesmärkidel.
7.2. Jõhvi Sotsiaalmaja avalikustab ja edastab andmeid kolmandatele isikutele üksnes sellises ulatuses, mis on mõistlikult vajalik andmete avalikustamise või edastamise eesmärgist tulenevalt.
7.3. Isikuandmeid sisaldavate andmekandjate edastamine kolmandatele isikutele peab olema registreeritud vastavalt kehtivale asjaajamise korrale.
- ISIKUANDMETE KAITSE TURVAMEETMED
8.1. Isikuandmete kaitseks rakendatavate turvameetmete eesmärk on tagada andmete terviklikkus ehk kaitsta andmeid juhusliku või tahtliku volitamata muutmise eest.
8.2.Jõhvi Sotsiaalmaja poolt töödeldavad isikuandmed on peamiselt paberkandjal dokumentidena või digitaalkujul andmekandjate, millele ligipääsemiseks kasutatakse unikaalseid kasutajatunnuseid ja paroole.
8.3. Delikaatseid isikuandmeid sisaldavaid paberdokumente hoitakse lukustatavates seifis Juurdepääs delikaatsetele isikuandmetele on üksnes lukustatud Seifis võtme valdajal.
- VIDEOVALVESÜSTEEM
9.1 Kui avalikus kohas kasutatakse veebikaamerat, mille kaudu nähtavad inimesed on tuvastatavad (sh tuvastatavad kaudselt, riietuse jms kaudu), tuleb täita IKS § 11 lg 8 nõuded:
9.2 jäädvustamisest tuleb inimesi teavitada ning inimesel peab olema võimalik soovi korral jäädvustamist vältida
9.3 Jõhvi Sotsiaalmaja Videovalvesüsteemi kasutamine
9.4 . Jõhvi Sotsiaalmaja, aadressil Jõhvi Kaare tn 7, asub 15 videokaamerat ning nendest on hoonel välisfassaadil 4 videokaamerat. Kõikidel kaameratel on otsevaade, mida näeb korrapidaja ja kõik kaamerapildid salvestatakse arhiivi, mida on võimalik näha korrapidaja juures.
9.5. Salvestite pildiarhiiv säilib kolm nädalat, peale mida kirjutatakse salvestite poolt vanem informatsioon automaatselt üle.
9.6. Õiguslik alus ja eesmärk:
9.7. sätestatakse „Turvaseaduse” § 11 (3) ja „Isikuandmekaitse seaduse” alusel;
9.8 .videovalvesüsteemi kasutamise eesmärgiks on hoonekompleksi vara kaitse ning turvalisusetõstmine liikumise jälgimiseks ja fikseerimiseks.
9.9. Kaamerate poolt edastava pildi jälgimine:
9.10. videovalvesüsteemi poolt edastatavat otsepilti on võimalik jälgida korrapidaja ruumis asuvast spetsiaalsest arvutist, kus on selleks installeeritud spetsiaalne tarkvara;
9.11. videovalve süsteemi poolt edastatava pildi jälgimine kõrvalistele isikute poolt on keelatud.
9.12. Salvestatud informatsiooni kasutamine:
9.12.1 varem salvestatud pildimaterjali vaatamise eesmärgiks on tuvastada toimunud sündmuste asjaolusid ja selles osalenuid;
9.12.2 salvestatud informatsiooni läbivaatamiseks annab loa Sotsiaalmaja direktor või teda asendav isik;
9.12.3.Turvakaamera salvestise muutmata kujul võib välja anda õigusrikkumise menetluses õigusrikkumist seaduse kohaselt menetleva asutuse nõudmisel.
9.12.4 Salvestuse nõudjal tuleb salvestise koopia väljastamiseks esitada kirjalik taotlus, mis registreeritakse dokumendiregistris. Väljastatud informatsiooni hulk ja alus fikseeritakse kirjalikult videosüsteemi kohta peetavas žurnaalis.
9.12.5. Salvestatud materjali läbivaatamist korraldab korrapidaja , kes omab selleks vajalikku oskust. Läbivaatamine teistel isikutele on keelatud.
- ISIKUANDMETE SÄILITAMINE JA LIKVIDEERIMINE
10.1 Töölepingu seaduse (TLS) § 5 lõike 5 kohaselt säilitab tööandja töölepingu kirjalikku dokumenti selle kehtivuse ajal ning kümme aastat töölepingu lõppemisest arvates. Sellega on tagatud võimalike lepingust tulenevate vaidluste lahendamiseks vajaliku dokumendi olemasolu.
10.2 Mitte Valitud kandidaadi dokumendid hävitatakse 6 kuu pärast kandideerimist